Recordkeeping

Registrar

Mantener registros precisos y completos es más que un requisito legal, es una buena práctica comercial.

¿Hemos documentado lo que se ha hecho para prevenir la pérdida de la audición inducida por el ruido?

  • Hearing Loss Prevention Program

    Cuando los empleadores documentan la manera y el momento en que implementaron cada uno de los elementos de un programa de prevención de pérdida auditiva, pueden estar mejor preparados para demostrar el cumplimiento de las normas correspondientes.

    Además, los registros apropiados pueden funcionar como evidencia para ayudar al empleador a realizar un seguimiento preciso de la audición de los empleados a lo largo del tiempo y, si es necesario, registrar los casos de pérdida de la audición inducida por el ruido relacionada con el trabajo en el registro de lesiones y enfermedades de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional; además, el empleador puede responder a los reclamos de indemnización de un trabajador.


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Aportes clave

    • La documentación adecuada de los pasos realizados para prevenir la pérdida de la audición inducida por el ruido brinda beneficios tanto para el empleador como para el trabajador expuesto al ruido.
    • Los registros completos y precisos son necesarios para determinar si los desplazamientos del umbral estándar están relacionados con el trabajo.
    • La NOM-011-STPS requiere que mantengan registros de medición de exposición y pruebas de audiometría como parte del programa de conservación auditiva y que estén a disposición cuando sea necesario.
    • El mantenimiento de registros adecuado facilita a los empleadores la evaluación de la efectividad de los Programas de prevención de pérdida auditiva.
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    • Desplazamiento del umbral estándar registrable

    • Desplazamiento del umbral estándar
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Introducción al mantenimiento de registros

  • Muchas empresas adoptan la filosofía de "documentar todo", mientras que otras guardan registros de lo necesario solamente. A pesar del esfuerzo adicional que requiere documentar todas las acciones realizadas para reducir la exposición del empleado al ruido peligroso, la documentación puede ayudar a reforzar la capacidad del empleador para demostrar la efectividad del programa de conservación de la audición en caso de una inspección, auditoría o evaluación del programa.

  • Evalúa si los registros del programa de conservación auditiva se guardarán de forma electrónica, en papel o ambas y si se conservarán en una base de datos central o en cada ubicación. Un proceso bien definido que se siga de forma coherente ayuda a reducir la posibilidad de perder registros y puede incrementar la utilidad de los datos.

  • Para cada tipo de información incluida en los registros de Programa de Conservación Auditiva, el empleador debe decidir quién será la persona responsable de capturar los datos y quién podrá verlos una vez que estén guardados. Limitar el acceso a los registros a aquellos que deban revisar los datos por cuestiones de gestión del programa ayuda a reducir la posibilidad de comprometer los registros de algún modo o de que se borren o modifiquen los datos de forma inadvertida.

  • Dado que los registros del programa de conservación de la audición incluyen información médica confidencial, se recomienda protegerlos para ayudar a garantizar la privacidad de los trabajadores y asegurarse de que solo las personas con las credenciales correctas tengan acceso a los datos confidenciales. Además, como existen normas de privacidad de la salud y los datos que regulan el almacenamiento, el acceso o la transmisión de la información, debes asegurarte de comunicarte con tu asesor legal para garantizar el pleno cumplimiento con dichas reglas y normas.


¿Qué se necesita para establecer un programa de conservación auditiva?
  • NOM-011 STPS pide los siguientes registros

    La documentación del programa de conservación auditiva debe de mostrar la información durante los últimos 5 años.

    Los registros que se deben de mantener son los siguientes:

     
    • Los estudios de reconocimiento, evaluación y determinación de los NSA, NSCEA,T, NER y NPA, conforme a lo establecido en la norma
    • Cálculos, entrenamientos y supervisión de el equipo de protección auditiva, conforme a lo señalado en la norma.
    • Programa de capacitación y adiestramiento
    • Todos los documentos referentes a la vigilancia a la salud conforme a lo que estabelce la norma.
    • Medidas técnicas y administrativas de control adoptadas, incluyendo los estudios solicitados en la norma
    • Conclusiones
    • Todos los documentos referentes a la medición de espacios con ruido, así como los registros de vigilancia de salud que se indican en la norma

Nociones básicas del mantenimiento de registros

Los beneficios que se obtienen cuando los empleadores registran cuidadosamente las acciones para prevenir la pérdida de audición son, en gran parte, proporcionales a la exactitud, integridad y accesibilidad de los documentos.

  • Precisión

    La mayoría de las decisiones tomadas por las personas que gestionan los Programas de prevención de pérdida auditiva dependen de la calidad de los datos que registra el empleador. Cuando los datos contienen errores o existe una variación excesiva, puede generar dudas a los responsables de la toma de decisiones sobre la exactitud de los registros y dificultar la gestión segura del programa. Para ayudar a prevenir que esto suceda, establece un proceso sólido de mantenimiento de registros y verifica que la persona clave en el programa siga el proceso. Cada persona que tenga acceso a los registros del programa de prevención de pérdida auditiva debe estar capacitada para buscar indicios de que los registros no son exactos o no reflejan las acciones realizadas para implementar el programa. Además, asegúrate de consultar con tu asesor legal para garantizar que se sigan todas las reglas y normas gubernamentales con respecto al almacenamiento, al acceso y a la transmisión de la información personal y médica.
  • Integridad

    Los registros son útiles cuando están completos y se han guardado a lo largo del tiempo. Esto es muy importante cuando se trata de los datos de audiometrías. Si los registros de audiometría indican que un empleado ha experimentado un desplazamiento del umbral estándar, el empleador debe realizar un seguimiento. Si el desplazamiento del umbral estándar es potencialmente registrable, se necesita información clave para determinar si el desplazamiento auditivo se debe, al menos parcialmente, a la exposición a ruidos en el lugar de trabajo. Los registros faltantes, la información imprecisa o el vacío de datos dificultan la toma de decisiones del audiólogo o médico que revisa los registros. En este caso, el empleador no tendrá otra opción que asumir que la pérdida de audición está relacionada con el trabajo.
  • Accesibilidad

    Si bien se debe conservar la seguridad de los registros, los empleadores deben poner los registros clave a disposición de los empleados, sus representantes, miembros del equipo de prevención de pérdida de audición e inspectores o representantes de las agencias de regulación. Para ayudar a mantener el control de la documentación, establece un sistema en el cual una cantidad limitada de personas que tenga acceso directo a los registros pueda compartir copias de los documentos con otras personas que los necesiten.

Nociones avanzadas

  • Conservación de registros

    El Instituto Nacional para la Seguridad y Salud Ocupacional recomienda que los registros de mediciones de exposición a ruidos y pruebas auditivas se conserven durante el período de empleo más 30 años.

    Considera conservar otros registros durante el mismo período, incluidos aquellos relacionados a los siguientes temas:


    • Capacitación del empleado
    • Prueba de ajuste del protector auditivo
    • Proyectos de control de ruido
    • Resultados de otoscopia
    • Certificación del técnico en audiometría

     

  • Privacidad de la información médica

    En EE. UU., la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico especifica cómo proteger la información médica y cómo los empleadores y los proveedores de atención médica pueden compartir la información médica confidencial. Las normas de privacidad de la Ley de Transferencia y Responsabilidad de Seguro Médico se aplican cuando los empleadores comparten información médica personal que se puede identificar, como resultados de prueba de audiometría, con otras entidades, como proveedores de atención médica y planes de salud. En México existen leyes de protección de la información que también deben de vigilarse.

¿Has tenido esto en cuenta?

    • Realizar auditorías periódicas para detectar vacíos en los registros del programa
    • Crear una base de datos central de documentos del programa de prevención de pérdida auditiva de todas las ubicaciones de tu empresa para permitir el acceso a personas clave
    • Establecer un sistema de solicitud de documentación para que las personas que necesiten revisar registros clave tengan acceso
    • Asegurar los datos de audiometrías con copias de seguridad de rutina, almacenamiento a largo plazo y acceso

  • NOTA IMPORTANTE: Esta información está basada en requisitos actuales seleccionados de Estados Unidos. Hay requisitos locales o nacionales que pueden ser diferentes. Consulta siempre las Instrucciones para el usuario y cumple las leyes y normas locales. El sitio web contiene información general y no se deberá confiar en esta para tomar decisiones específicas. Leer esta información no certifica competencia en seguridad y salud. La información tiene vigencia a partir de la fecha de publicación y los requisitos pueden modificarse en el futuro. No se deberá tener en cuenta la información de forma aislada, ya que el contenido, por lo general, está acompañado de información adicional o complementaria. Se deben seguir todas las leyes y normas aplicables.


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